Zgłoszenie biwaku
Chcesz zgłosić nockę, biwak lub inną imprezę, w której bierze udział Twoja drużyna?
Dobrze trafiłaś/eś! Kliknij w guzik obok, który przeniesie Cię do formularza zgłoszeniowego. Wypełnij dane i już! Biwak zgłoszony!
Uchwała nr 6/2021 Komendy Hufca ZHP Gniezno
z dnia 27.06.2021 r. w sprawie Instrukcji zatwierdzania biwaków
§1
Komenda Hufca ZHP Gniezno przyjmuje dokument „Instrukcja zatwierdzania biwaków w Hufcu ZHP Gniezno”.
§2
Treść instrukcji stanowi załącznik do niniejszej uchwały.
§3
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
§4
Traci ważność uchwała nr 13/2018 Komendy Hufca ZHP Gniezno z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie instrukcji zatwierdzania biwaków.
Komendantka Hufca ZHP Gniezno
/-/ hm. Ewa Polaszewska
ZAŁĄCZNIK NR 1
Instrukcja organizacji biwaków i innych imprez wyjazdowych w Hufcu ZHP Gniezno
BIWAK/ NOCKA
- Biwak to organizowana przez drużyny/szczepy forma pracy z nocowaniem uczestników poza domem, pod warunkiem, że nie jest organizowana w ramach HALiZ (obóz/zimowisko).
- Biwaki stanowią element śródrocznej pracy jednostek i powinny być ujęte w programie pracy jednostki.
- O szczegółach realizacji biwaku komendant biwaku informuje właściwego komendanta szczepu oraz komendę hufca przesyłając w formie elektronicznej:
- nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem biwaku -program biwaku zawierający:
- termin i miejsce biwaku,
- jednostki harcerskie, które biorą udział w biwaku,
- orientacyjna liczba uczestników,
- cele,
- harmonogram biwaku z krótkim opisem wszystkich przedsięwzięć programowych,
- sposób nocowania i zasady żywienia na biwaku,
- wykaz kadry biwaku z wyszczególnieniem pełnoletnich opiekunów (imię i nazwisko, funkcja na biwaku, nr telefonu);
równocześnie wpisuje biwak do elektronicznej ewidencji imprez (www.gniezno.zhp.pl–zakładka “Zgłoszenie biwaku”);
- nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem biwaku:
- ostateczną listę uczestników (imię i nazwisko, nr SEH, drużyna, zastęp),
- plan finansowy (wpływy, wydatki).
- nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem biwaku -program biwaku zawierający:
- Jeżeli któryś z pełnoletnich opiekunów nie złożył wcześniej w komendzie hufca deklaracji o odpowiedzialności za bezpieczeństwo życia i zdrowia powierzonych ich opiece dzieci, należy taką pisemną deklarację złożyć w komendzie hufca przed wyjazdem na biwak.
- Wpłaty uczestników biwaku zbierane są w formie dodatkowej składki zadaniowej. Biwak może być również finansowany ze środków pochodzących z innych źródeł (sponsor, dotacje, środki własne jednostki itp.). Po wpłaceniu składki zadaniowej na konto hufca komendant biwaku umawia się ze skarbnikiem hufca na sposób odebrania zaliczki.
- Po zatwierdzeniu złożonych dokumentów komendant szczepu wydaje zgodę komendantowi biwaku na zorganizowanie biwaku drogą mailową i równocześnie wysyłając swoją decyzją do wiadomości komendanta hufca.
- W czasie biwaku jego komendant biwaku powinien posiadać następująca dokumentację:
- program biwaku,
- listę uczestników,
- zgody rodziców na udział w biwaku (z numerem kontaktowym do rodziców).
- O wszelkich nieprawidłowościach i sytuacjach nadzwyczajnych występujących podczas organizowanego wyjazdu organizator jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić komendanta hufca lub innego członka komendy hufca.
- Po powrocie komendant biwaku przekazuje do komendanta hufca drogą mailową mini-raport o biwaku (w ciągu 3 dni od zakończenia imprezy).
- Rozliczenie finansowe biwaku odbywa się na zasadach określonych w odpowiedniej instrukcji, nie później niż 14 dni po zakończeniu biwaku.
- Powyższe zasady dotyczą wszystkich przedsięwzięć o charakterze szkoleniowym i odprawowym organizowanych przez szczepy i zespoły hufcowe.
KADRA
- Funkcję opiekuna podczas biwaku może pełnić osoba pełnoletnia. Komendantem biwaku może zostać każdy pełnoletni instruktor. Z zastrzeżeniem, iż liczba uczestników pod opieką jednego pełnoletniego nie może przekraczać 20 osób. W przypadku wyjazdu zuchów liczba ta nie może przekraczać 10 osób.
- Niezależnie od liczby uczestników, w kadrze biwaku musza być co najmniej dwie pełnoletnie osoby.
- W przypadku innych imprez (organizowanych przez inne hufce, chorągwie, GK ZHP) zasady opieki nad patrolami/drużynami określa organizator imprezy (liczba opiekunów, wymagane uprawnienia itp.).
WYCIECZKI JEDNODNIOWE
- Wycieczka jednodniowa jest to każdy wyjazd poza miejscem zamieszkania.
- Informacje o wycieczce organizator zgłasza w formie elektronicznej (www.gniezno.zhp.pl–zakładka “Zgłoszenie biwaku”) nie później niż na 5 dni przed wyjazdem.
- Na wycieczce obowiązują takie same wymagania kwalifikacji kadry, co w przypadku biwaków.
- Na 3 dni przed wyjazdem szef grupy wysyła na maila (gniezno@zhp.pl) listę uczestników z numerami ewidencji TIPI.
- Po powrocie szef grupy przekazuje do komendanta hufca drogą mailową mini-raport o wycieczce (w ciągu 3 dni od wycieczki).
INNE IMPREZY (RAJDY, ZLOTY, ITP.)
- W przypadku udziału drużyn w imprezach organizowanych na terenie hufca wszystkie sprawy organizacyjne i finansowe załatwia się zgodnie ze wskazówkami zawartymi w regulaminie imprezy zatwierdzonym przez komendę hufca.
- W przypadku udziału drużyn w imprezach organizowanych poza hufcem:
- jednostki obowiązują zasady zawarte w regulaminie imprezy;
- szef grupy wpisuje wyjazd do elektronicznej ewidencji imprez (www.gniezno.zhp.pl–zakładka “Zgłoszenie biwaku”) na co najmniej 10 dni przed wyjazdem na imprezę;
- w przypadku wykorzystania kwot przechowywanych przez jednostce na koncie hufca uzgadnia sposób ich wykorzystania ze skarbnikiem hufca;
- po powrocie szef grupy przekazuje do komendanta hufca drogą mailową mini-raport o udziale w imprezie (w ciągu 3 dni od zakończenia imprezy).