§1

Komenda Hufca ZHP Gniezno przyjmuje dokument „Instrukcja zatwierdzania biwaków w Hufcu ZHP Gniezno”.

§2

Treść instrukcji stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

§4

Traci ważność uchwała nr 13/2018 Komendy Hufca ZHP Gniezno z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie instrukcji zatwierdzania biwaków.

Komendantka Hufca ZHP Gniezno
/-/ hm. Ewa Polaszewska

ZAŁĄCZNIK NR 1

Instrukcja organizacji biwaków i innych imprez wyjazdowych w Hufcu ZHP Gniezno

BIWAK/ NOCKA

1. Biwak to organizowana przez drużyny/szczepy forma pracy z nocowaniem uczestników poza domem, pod warunkiem, że nie jest organizowana w ramach HALiZ (obóz/zimowisko).
2. Biwaki stanowią element śródrocznej pracy jednostek i powinny być ujęte w programie pracy jednostki.
3. O szczegółach realizacji biwaku komendant biwaku informuje właściwego komendanta szczepu oraz komendę hufca przesyłając w formie elektronicznej:
   • nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem biwaku -program biwaku zawierający:
     • termin i miejsce biwaku,
     • jednostki harcerskie, które biorą udział w biwaku,
     • orientacyjna liczba uczestników,
     • cele,
     • harmonogram biwaku z krótkim opisem wszystkich przedsięwzięć programowych,
     • sposób nocowania i zasady żywienia na biwaku,
     • wykaz kadry biwaku z wyszczególnieniem pełnoletnich opiekunów (imię i nazwisko, funkcja na biwaku, nr telefonu);
       równocześnie wpisuje biwak do elektronicznej ewidencji imprez (www.gniezno.zhp.pl–zakładka “Zgłoszenie biwaku”);
   • nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem biwaku:
     • ostateczną listę uczestników (imię i nazwisko, nr SEH, drużyna, zastęp),
     • plan finansowy (wpływy, wydatki).

4. Jeżeli któryś z pełnoletnich opiekunów nie złożył wcześniej w komendzie hufca deklaracji o odpowiedzialności za bezpieczeństwo życia i zdrowia powierzonych ich opiece dzieci, należy taką pisemną deklarację złożyć w komendzie hufca przed wyjazdem na biwak.
5. Wpłaty uczestników biwaku zbierane są w formie dodatkowej składki zadaniowej. Biwak może być również finansowany ze środków pochodzących z innych źródeł (sponsor, dotacje, środki własne jednostki itp.). Po wpłaceniu składki zadaniowej na konto hufca komendant biwaku umawia się ze skarbnikiem hufca na sposób odebrania zaliczki.
6. Po zatwierdzeniu złożonych dokumentów komendant szczepu wydaje zgodę komendantowi biwaku na zorganizowanie biwaku drogą mailową i równocześnie wysyłając swoją decyzją do wiadomości komendanta hufca.
7. W czasie biwaku jego komendant biwaku powinien posiadać następująca dokumentację:
   • program biwaku,
   • listę uczestników,
   • zgody rodziców na udział w biwaku (z numerem kontaktowym do rodziców).
8. O wszelkich nieprawidłowościach i sytuacjach nadzwyczajnych występujących podczas organizowanego wyjazdu organizator jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić komendanta hufca lub innego członka komendy hufca.
9. Po powrocie komendant biwaku przekazuje do komendanta hufca drogą mailową mini-raport o biwaku (w ciągu 3 dni od zakończenia imprezy).
10. Rozliczenie finansowe biwaku odbywa się na zasadach określonych w odpowiedniej instrukcji, nie później niż 14 dni po zakończeniu biwaku.
11. Powyższe zasady dotyczą wszystkich przedsięwzięć o charakterze szkoleniowym i odprawowym organizowanych przez szczepy i zespoły hufcowe.

KADRA

12. Funkcję opiekuna podczas biwaku może pełnić osoba pełnoletnia. Komendantem biwaku może zostać każdy pełnoletni instruktor. Z zastrzeżeniem, iż liczba uczestników pod opieką jednego pełnoletniego nie może przekraczać 20 osób. W przypadku wyjazdu zuchów liczba ta nie może przekraczać 10 osób.
13. Niezależnie od liczby uczestników, w kadrze biwaku musza być co najmniej dwie pełnoletnie osoby.
14. W przypadku innych imprez (organizowanych przez inne hufce, chorągwie, GK ZHP) zasady opieki nad patrolami/drużynami określa organizator imprezy (liczba opiekunów, wymagane uprawnienia itp.).

WYCIECZKI JEDNODNIOWE

15. Wycieczka jednodniowa jest to każdy wyjazd poza miejscem zamieszkania.
16. Informacje o wycieczce organizator zgłasza w formie elektronicznej (www.gniezno.zhp.pl–zakładka “Zgłoszenie biwaku”) nie później niż na 5 dni przed wyjazdem.
17. Na wycieczce obowiązują takie same wymagania kwalifikacji kadry, co w przypadku biwaków.
18. Na 3 dni przed wyjazdem szef grupy wysyła na maila (gniezno@zhp.pl) listę uczestników z numerami ewidencji TIPI.
19. Po powrocie szef grupy przekazuje do komendanta hufca drogą mailową mini-raport o wycieczce (w ciągu 3 dni od wycieczki).

INNE IMPREZY (RAJDY, ZLOTY, ITP.)

20. W przypadku udziału drużyn w imprezach organizowanych na terenie hufca wszystkie sprawy organizacyjne i finansowe załatwia się zgodnie ze wskazówkami zawartymi w regulaminie imprezy zatwierdzonym przez komendę hufca.
21. W przypadku udziału drużyn w imprezach organizowanych poza hufcem:
22. jednostki obowiązują zasady zawarte w regulaminie imprezy;
23. szef grupy wpisuje wyjazd do elektronicznej ewidencji imprez (www.gniezno.zhp.pl–zakładka “Zgłoszenie biwaku”) na co najmniej 10 dni przed wyjazdem na imprezę;
24. w przypadku wykorzystania kwot przechowywanych przez jednostce na koncie hufca uzgadnia sposób ich wykorzystania ze skarbnikiem hufca;
25. po powrocie szef grupy przekazuje do komendanta hufca drogą mailową mini-raport o udziale w imprezie (w ciągu 3 dni od zakończenia imprezy).